Правила переписки в компании
1. Клиентам отвечать максимально быстро (3 минуты). Если ответ требует подготовки, то ответить, что письмо получено и информация готовится.
2. Электронное письмо это документ. Поэтому никакого сленга высылаю Вам логотип в закрепе. , максимально этичный деловой тон. Всегда здоровайтесь.
3. Все конфликтные ситуации по максимальному переводить в телефонный режим, после чего итоги писать в электронном письме, опять в сухом деловом тоне:
"по итогу разговора, мы пришли в договоренности что.." , минимум , а лучше отсутствие восклицательных знаков, особенно трех подряд.
Правило:
4. Инбокс к 18:00 должен быть ЧИСТЫМ. Это значит не должно быть не отвеченных и писем не отправленных в архив.
Во входящих всегда находятся только письма требующие внимания, решения или ответа. Используйте календари, задачники, и CRM для постановки задач из инбокса.
5. Используйте фильтры и ярлыки для построения порядка в почте. Все подписки и рассылки должны сразу уходить в свои группы чтобы не отвлекать внимание.
6. Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод». Не надо в одном письме расписывать миллион вопросов, это ведет к огромной цепочке переписок и информация может быть утеряна и проигнорирована.
7. Всегда используйте тему письма.
8. Если вложение превышает 2мб., используйте ссылки на google drive, Ваше письмо может быть получено с мобильного телефона, учитывайте это всегда.
9. Цитирование используется только для выделения ключевого момента, чтобы понять о чем речь. Цитирование всего абзаца, чтобы ответить "да, нет, согласен", не допускается.
10. Тщательно и всегда проверяйте письмо на орфографические и семантические ошибки.
